Een werknemer wil meer of minder werken: zo behandel je het verzoek als werkgever
Een werknemer wil van 40 naar 32 uur. Of iemand met een parttimecontract vraagt juist om meer uren. Kun je daar als werkgever gewoon mee instemmen? En mag je het verzoek afwijzen als de wijziging niet goed uitkomt voor het team?
Wat op het eerste gezicht een praktische roosterkwestie lijkt, kan juridisch meer gevolgen hebben dan je denkt. Voor een formeel verzoek om aanpassing van de arbeidsduur gelden namelijk voorwaarden en termijnen. Bovendien is niet iedere reden voldoende om een verzoek af te wijzen.
In dit artikel lees je welke aandachtspunten je als werkgever in ieder geval moet herkennen.
Gaat het om minder uren of om andere werkdagen?
De eerste vraag is wat de werknemer precies wil veranderen.
Een verzoek om van 40 naar 32 uur te gaan, gaat over de arbeidsduur. Een verzoek om dezelfde uren voortaan over vier dagen te verdelen, gaat over de werktijd. Soms vraagt een werknemer beide tegelijk, bijvoorbeeld minder uren én een vaste vrije vrijdag.
Dat verschil is belangrijk, omdat de verzoeken juridisch niet precies hetzelfde worden beoordeeld. Vraag daarom door als een werknemer alleen zegt: “Ik wil voortaan minder werken.” Gaat het om het aantal uren, de verdeling daarvan of allebei?
Kun je een verzoek om meer of minder uren weigeren?
Een werknemer kan op grond van de Wet flexibel werken vragen om tijdelijk of blijvend meer of minder uren te werken. Voor de wettelijke verzoekregeling gelden voorwaarden. Zo spelen onder meer de omvang van de organisatie, de duur van het dienstverband en het moment waarop het verzoek is ingediend een rol.
Voldoet het verzoek aan de wettelijke voorwaarden? Dan is het uitgangspunt dat je het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur honoreert. Afwijzen kan als een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang zich tegen de wijziging verzet.
Dat is een zwaardere toets dan: “Dit komt ons niet goed uit.” Je moet kunnen uitleggen welke concrete problemen de wijziging veroorzaakt. Denk bijvoorbeeld aan ernstige gevolgen voor de bezetting, veiligheid, werkverdeling, beschikbare hoeveelheid werk of personeelsformatie. Welke argumenten voldoende zijn, hangt af van de functie, de organisatie en de praktische alternatieven.
Juist daar zit vaak de juridische beoordeling: niet alleen of een wijziging lastig is, maar of het bedrijfsbelang zwaar genoeg is om het verzoek niet of niet volledig toe te wijzen.
Let op de reactietermijn
Een formeel verzoek moet in beginsel schriftelijk en minimaal twee maanden vóór de gewenste ingangsdatum worden gedaan. De werkgever moet vervolgens uiterlijk één maand vóór die ingangsdatum schriftelijk beslissen.
Die termijn is belangrijk. Reageer je niet op tijd, dan kan de arbeidsduur worden aangepast zoals de werknemer heeft gevraagd.
Leg daarom bij ontvangst meteen vast:
wanneer het verzoek is binnengekomen;
welke wijziging de werknemer precies vraagt;
per wanneer de wijziging moet ingaan;
wanneer je uiterlijk moet beslissen.
Controleer daarnaast of een cao, personeelshandboek of interne regeling aanvullende afspraken bevat. Voor kleine werkgevers en bepaalde zorgsituaties kunnen afwijkende regels gelden.
Een gesprek is meer dan een formaliteit
Voordat je beslist, bespreek je het verzoek met de werknemer. Dat gesprek is niet alleen juridisch relevant, maar vaak ook praktisch waardevol.
Waarom wil iemand de uren aanpassen? Gaat het om een tijdelijke of blijvende behoefte? Welke werkzaamheden moeten worden overgedragen? Is een andere ingangsdatum of urenverdeling mogelijk? En wat betekent de wijziging voor collega’s, klanten of lopende projecten?
Soms blijkt tijdens het gesprek dat er een oplossing mogelijk is die voor beide partijen werkt. Denk aan een tijdelijke aanpassing, een gefaseerde uitbreiding of een andere verdeling van de uren. Ga er alleen niet vanuit dat zo’n alternatief automatisch in de plaats komt van het oorspronkelijke verzoek. De verschillende onderdelen moeten zorgvuldig worden beoordeeld en vastgelegd.
Instemmen? Denk verder dan alleen het rooster
Als je instemt, verandert er mogelijk meer dan het aantal uren in de planning. Denk ook aan:
salaris en vakantiedagen;
pensioen en eventuele toeslagen;
de verdeling van taken en verantwoordelijkheden;
de verwerking in de arbeidsovereenkomst en salarisadministratie;
de einddatum en terugkeer naar de oorspronkelijke uren bij een tijdelijke wijziging.
Een mondelinge afspraak met de leidinggevende is daarom niet voldoende. Zorg dat de beslissing en de aangepaste arbeidsvoorwaarden schriftelijk op elkaar aansluiten.
En als de werknemer al structureel meer werkt?
Een andere situatie ontstaat wanneer een werknemer op papier bijvoorbeeld 24 uur werkt, maar feitelijk al langere tijd structureel meer uren maakt. Dan kan naast een verzoek op grond van de Wet flexibel werken ook het wettelijke rechtsvermoeden over de omvang van de arbeid een rol spelen.
Of de extra uren tot aanpassing van het contract moeten leiden, hangt onder meer af van het werkpatroon en de reden voor de extra inzet. Een tijdelijke piek of vervanging kan anders worden beoordeeld dan een structureel tekort in de formatie.
Structureel overwerk is daarom een goed moment om niet alleen naar het contract te kijken, maar ook naar de feitelijke bedrijfsvoering.
Wanneer is juridisch advies verstandig?
Niet ieder verzoek hoeft een uitgebreid juridisch traject te worden. Extra zorgvuldigheid is wel verstandig wanneer:
je het verzoek geheel of gedeeltelijk wilt afwijzen;
het verzoek meerdere onderdelen bevat, zoals minder uren én vaste werkdagen;
de gevolgen voor de bezetting of continuïteit aanzienlijk zijn;
een cao of bijzondere zorgsituatie meespeelt;
de werknemer al langere tijd meer uren werkt dan in het contract staat;
onduidelijk is welke regeling op jouw organisatie van toepassing is.
Een goed besluit moet niet alleen juridisch verdedigbaar zijn, maar ook uitvoerbaar binnen de organisatie. Daarvoor moet je het verzoek, het bedrijfsbelang én mogelijke alternatieven in samenhang bekijken.
Een verzoek ontvangen? Wacht niet te lang
Een verzoek om meer of minder uren raakt vaak verschillende onderdelen van de onderneming: personeelsplanning, arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie en soms ook de continuïteit richting klanten.
Heb je als werkgever een verzoek ontvangen en twijfel je over de ruimte die je hebt? Ashlegal kan helpen om het verzoek te beoordelen, de juiste vervolgstappen te bepalen en de beslissing zorgvuldig vast te leggen. Zo weet je niet alleen wat de wet in algemene zin zegt, maar vooral wat in jouw situatie verstandig is.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies voor een individuele situatie. Een cao, interne regeling en de concrete omstandigheden kunnen tot een andere beoordeling leiden.